ERP pentru stomatologie

Medicină / Stomatologie +

Sistem ERP și CRM dezvoltat de la zero pentru o rețea de clinici stomatologice: programări, cartela pacientului, planuri de tratament, laborator, automatizări

Acest site a fost creat folosind...

Figma

PHP

Laravel

HTML5 / CSS

MySQL

Despre Proiect

O rețea de 10 clinici stomatologice, în 5 orașe și 3 țări, condusă dintr-un singur loc.

Pe măsură ce rețeaua se extindea, procesele deveneau tot mai greu de gestionat. Programările, fișele pacienților, comenzile către laborator și rapoartele financiare erau administrate în sisteme diferite, ceea ce genera întârzieri, erori și un volum mare de muncă administrativă.

Provocarea proiectului a fost dezvoltarea unei platforme unice, capabile să centralizeze toate procesele operaționale ale rețelei într-un singur sistem:

programări și calendare pentru mai mulți medici, cabinete și locații;
cartela electronică a pacientului și istoricul tratamentelor;
planuri de tratament și urmărirea etapelor de execuție;
gestionarea comenzilor către laboratorul de tehnică dentară;
CRM și automatizarea comunicării cu pacienții;
integrarea cu telefonia și canalele de mesagerie;
dashboard-uri și rapoarte în timp real pentru întreaga rețea.

Modul Dashboard

Dashboard-ul oferă o imagine completă asupra activității clinicii sau a întregii rețele, actualizată în timp real. Toți indicatorii importanți sunt disponibili într-un singur loc, fără a fi nevoie de rapoarte sau solicitări către alte departamente.

Dashboard-ul este complet configurabil. Utilizatorii pot:

crea dashboarduri personalizate pentru fiecare rol;
adăuga, redimensiona și reorganiza widgeturi;
compara indicatori între perioade, filiale sau clinici;
aplica filtre și configura formule de calcul fără implicarea dezvoltatorilor;
salva și distribui dashboarduri, cu drepturi de acces configurabile.

Orice indicator poate fi analizat în detaliu, de la nivelul întregii rețele până la o filială, un medic sau o zi concretă, oferind informațiile necesare pentru luarea rapidă a deciziilor.

KPI și metrici de echipă

Modulul oferă managerilor o imagine completă asupra performanței echipei, KPI-urilor, bonusurilor și nivelului de îndeplinire a obiectivelor.

Fiecare angajat dispune de propriul dashboard, unde poate urmări în timp real indicatorii, progresul și rezultatele obținute.

Funcționalități principale:

configurarea KPI-urilor și a obiectivelor pentru fiecare rol;
monitorizarea performanței individuale și a echipelor;
calculul automat al bonusurilor și remunerației;
comparații între angajați, echipe și perioade;
scorecard-uri și metrici personalizabile.

Automatizarea proceselor

Multe activități repetitive din clinică pot fi automatizate: confirmarea programărilor, mementourile după tratament, apelurile de control, distribuirea sarcinilor sau urmărirea pacienților.

Sistemul automatizează:

confirmări și notificări automate;
atribuirea sarcinilor echipei;
schimbarea etapelor în CRM;
mementouri și apeluri de control;
campanii pentru pacienți și segmente.

Automatizările sunt configurate prin reguli și pot fi declanșate de orice eveniment din sistem: programări, tratamente, plăți, statusuri sau alte acțiuni.

Rezultat: procese standardizate, mai puține erori și mai puțin timp pierdut cu activități repetitive.

CRM. Cartela clientului

Fiecare pacient are o cartelă unică ce centralizează toate informațiile medicale, financiare și istoricul comunicării.

Cartela pacientului include:

date personale și istoricul vizitelor;
fișa medicală și planurile de tratament;
plăți, reduceri și soldul curent;
documente, radiografii și imagini;
istoricul apelurilor, mesajelor și al interacțiunilor.

Comunicare integrată

Telefonia, WhatsApp, SMS și celelalte canale sunt integrate într-o singură interfață, iar întregul istoric rămâne atașat pacientului.

Pâlnia de vânzări

Etapele sunt actualizate automat prin regulile de automatizare, oferind o imagine reală asupra conversiei și a performanței fiecărei clinici, echipe sau medic. Fiecare solicitare este urmărită automat de la primul contact până la finalizarea tratamentului.

Integrare cu telefonia și canalele de comunicare

Toate canalele de comunicare sunt integrate într-o singură platformă, oferind echipei acces rapid la istoricul complet al fiecărui pacient.

Funcționalități

📞 Integrare cu telefonia (Asterisk, VoIP)
💬 WhatsApp, SMS și mesagerie
✉️ E-mail și formulare web
🤖 Automatizări și șabloane de mesaje
📂 Istoric complet al conversațiilor
👥 Colaborare între membrii echipei

Rezultat

Răspuns mai rapid la solicitările pacienților.
Toată comunicarea într-un singur loc.
Fără informații pierdute între angajați sau canale.
Experiență unitară pentru pacient.

Calendar

Calendarul centralizează programările, medicii, cabinetele și toate locațiile într-o singură interfață.

Modulul permite:

programări inteligente și Drag & Drop;
verificarea disponibilității resurselor;
prevenirea conflictelor de programare;
monitorizarea statusurilor în timp real;
urmărirea tratamentelor și lucrărilor de laborator;
analiza gradului de ocupare și a performanței;
administrarea tuturor clinicilor din rețea.

Statistici și rapoarte

Platforma include peste 30 de rapoarte și module de analiză, actualizate în timp real pe baza datelor din sistem, fără exporturi manuale sau calcule în Excel.

Rapoarte disponibile:

performanță financiară și încasări;
activitatea medicilor și KPI-uri;
gradul de ocupare al clinicilor și cabinetelor;
programări, anulări și neprezentări;
planuri de tratament și conversii;
apeluri și activitatea recepției;
analiza pacienților, reducerilor și soldurilor;
rapoarte operaționale pentru management.

Toate rapoartele pot fi filtrate după perioadă, clinică, medic, serviciu și alte criterii, cu posibilitatea de analiză până la nivelul fiecărei programări sau plăți.

Laborator

Platforma digitalizează întregul proces de producție al laboratorului dentar, oferind trasabilitate completă pentru fiecare lucrare, de la comandă până la livrare.

Modulul include:

gestionarea comenzilor și a lucrărilor;
fluxuri de producție cu statusuri în timp real;
colaborare între clinică și laborator;
comentarii, fișiere și solicitări de refacere;
notificări și controlul termenelor;
statistici privind productivitatea și performanța laboratorului;
administrarea clinicilor partenere și a colaboratorilor externi.

Rezultatele proiectului. Impact asupra afacerii

Reducerea numărului de apeluri ratate și a programărilor pierdute.
Mai puțin personal administrativ pentru același volum de lucru.
Eliminarea erorilor cauzate de procese manuale și comunicare între departamente.
Vizibilitate completă asupra activității tuturor clinicilor și laboratorului.
Decizii bazate pe date în timp real, nu pe rapoarte întocmite manual.
Timp de răspuns mai rapid pentru pacienți și o experiență mai bună înainte și după tratament.
Respectarea termenelor de laborator și reducerea întârzierilor.
O platformă scalabilă, pregătită pentru deschiderea de noi clinici.